預(yù)防項(xiàng)目范圍蔓延的三大原則

引言

在規(guī)定時(shí)間里有效利用資源，完成項(xiàng)目交付，獲取干系人認(rèn)同，是項(xiàng)目經(jīng)理的核心工作。實(shí)施過(guò)程中如何做好需求管理，避免項(xiàng)目范圍蔓延引發(fā)的成本增加或進(jìn)度滯后，是項(xiàng)目經(jīng)理共同的痛點(diǎn)問(wèn)題。本文通過(guò)歸納需求變更管理中常見的問(wèn)題現(xiàn)象，總結(jié)了預(yù)防項(xiàng)目范圍蔓延的一致性、合理性、規(guī)范化三大原則，供諸位項(xiàng)目經(jīng)理用于預(yù)防與解決項(xiàng)目范圍蔓延問(wèn)題。

一致性原則：

一致性原則：包括需求交付、需求變更管理流程和相關(guān)術(shù)語(yǔ)等統(tǒng)一定義，以及各方對(duì)需求范圍、需求描述的理解達(dá)成一致。

常見問(wèn)題現(xiàn)象：客戶前期不熟悉產(chǎn)品或需求細(xì)節(jié)，前期已認(rèn)可的需求，在業(yè)務(wù)驗(yàn)收階段提出大量細(xì)節(jié)變更，甚至要求整個(gè)模塊調(diào)整實(shí)現(xiàn)方案，造成項(xiàng)目的返工，影響團(tuán)隊(duì)士氣，嚴(yán)重時(shí)將導(dǎo)致項(xiàng)目無(wú)法按期交付。

預(yù)防與解決方案：

1、統(tǒng)一定義需求關(guān)鍵詞和功能模塊用語(yǔ)，可通過(guò)原型法提供產(chǎn)品模型，使客戶方提前參與產(chǎn)品體驗(yàn)，提升對(duì)產(chǎn)品熟悉度，保證需求理解一致;

2、審查項(xiàng)目角色與職責(zé)，確定項(xiàng)目組織架構(gòu)，明確需求允許實(shí)施與變更的最終決策者,制定統(tǒng)一的決策機(jī)制;

3、提前規(guī)劃關(guān)鍵階段性交付成果物的驗(yàn)收計(jì)劃，創(chuàng)建WBS把項(xiàng)目可交付成果和工作分解，確保各方對(duì)交付成果與工作任務(wù)的理解，如邀請(qǐng)客戶方參與，及時(shí)檢查各階段性交付成果物是否符合期望，若發(fā)現(xiàn)偏差及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，保證對(duì)最終交付產(chǎn)品的認(rèn)可。

合理性原則：

合理性原則：是指遇到需求調(diào)整時(shí)，應(yīng)分析與評(píng)估需求與項(xiàng)目目標(biāo)的匹配度以及需求實(shí)現(xiàn)的可行性。

常見問(wèn)題現(xiàn)象：考慮維護(hù)客戶方合作關(guān)系，一般很難直接拒絕客戶方所提要求，但缺乏有效引導(dǎo)挖掘客戶真實(shí)需求，導(dǎo)致需求范圍偏離實(shí)際項(xiàng)目目標(biāo)，或者團(tuán)隊(duì)成員為追求完美的產(chǎn)品功能，不斷調(diào)整實(shí)現(xiàn)方案，最終造成產(chǎn)品無(wú)法按期交付。

預(yù)防與解決方案：

1、需求范圍調(diào)整時(shí)，應(yīng)與客戶方確定所需實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)做匹配，安排團(tuán)隊(duì)或?qū)＜以u(píng)估可實(shí)現(xiàn)方案對(duì)進(jìn)度、成本等影響，若存在多個(gè)需求調(diào)整時(shí)，還應(yīng)明確需求優(yōu)先級(jí)，并與各方對(duì)解決計(jì)劃和方案達(dá)成一致。

2、當(dāng)團(tuán)隊(duì)成員發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品功能存在不完善時(shí)，應(yīng)評(píng)估影響以及確定是否屬于項(xiàng)目交付范圍內(nèi)，通過(guò)CCB決策變更調(diào)整功能方案，避免盲目的鍍金現(xiàn)象。

規(guī)范化原則：

規(guī)范化原則：是指按照約定的變更流程執(zhí)行需求范圍變更，保證信息透明化，并做好跟蹤與記錄。

常見問(wèn)題現(xiàn)象：無(wú)相關(guān)書面記錄，接受口頭形式的需求變更，導(dǎo)致需求變更后無(wú)法及時(shí)跟蹤。

預(yù)防與解決方案：

1、杜絕口頭變更，對(duì)特殊緊急情況下提出的變更請(qǐng)求，可建立快速響應(yīng)小組與決策機(jī)制，確定需求變更統(tǒng)一扎口人與最終決策者，保證相關(guān)方能按照流程規(guī)范執(zhí)行變更，便于統(tǒng)一管理變更，做好跟蹤與記錄。

2、及時(shí)同步需求進(jìn)展情況，合理利用項(xiàng)目例會(huì)、周報(bào)、月報(bào)等形式傳遞信息，保證項(xiàng)目信息透明化，使相關(guān)方及時(shí)了解項(xiàng)目范圍、成本、進(jìn)度實(shí)際進(jìn)展與偏差情況。

結(jié)束語(yǔ)：

隨著市場(chǎng)環(huán)境變化，項(xiàng)目經(jīng)理將面對(duì)越來(lái)越復(fù)雜的項(xiàng)目環(huán)境，控制需求范圍以成功交付項(xiàng)目，是對(duì)每一名項(xiàng)目經(jīng)理考驗(yàn)，希望以上分享總結(jié)能對(duì)大家以后項(xiàng)目管理的道路上提供幫助。（轉(zhuǎn)自項(xiàng)目管理者聯(lián)盟）