淺談時(shí)間管理的核心步驟-項(xiàng)目管理軟件

時(shí)間管理是指通過(guò)事先規(guī)劃和運(yùn)用一定的技巧、方法與工具實(shí)現(xiàn)對(duì)時(shí)間的靈活以及有效運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)個(gè)人或組織的既定目標(biāo)，EMBA、MBA等主流商業(yè)管理教育均將時(shí)間管理能力作為一項(xiàng)對(duì)企業(yè)管理者的基本要求涵括在內(nèi)。時(shí)間管理GTD(全稱(chēng)：Getting Things Done)翻譯成中文就是“把事情做完”，GTD的核心理念概括就是 “通過(guò)記錄的方式把頭腦中的各種事情移出來(lái)，然后整理安排自己去執(zhí)行”。GTD的核心步驟為五步：收集、處理、管理、執(zhí)行、回顧。

1、收集 —— 收集記錄。

人的大腦能儲(chǔ)存很多東西，但有限，不要相信某事情發(fā)生后過(guò)了一段時(shí)間你還能記得，釋放大腦的儲(chǔ)存負(fù)載，讓大腦著重于去思考，平時(shí)有什么信息、任務(wù)和靈感要在忘記之前用工具記錄下來(lái)，使用的工具要盡可能的方便，易用，便捷。

2、處理 —— 處理分類(lèi)。

只有及時(shí)處理信息，對(duì)信息及時(shí)做出決定和歸納成類(lèi)，你才能避免信息的堆積和碎片化，處理信息時(shí)采用二分鐘法則和四象限法則，二分鐘方法就是如果一件事情兩分鐘內(nèi)能解決的事情，無(wú)論是何種事情，馬上著手解決掉，如果不能再進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)則采用四象限法則，四象限法則是把工作按照重要和緊急兩個(gè)不同的程度劃分成四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。

3、計(jì)劃 —— 計(jì)劃安排。

除了既有的日程安排外，可以設(shè)定每日，每周，每月，每年你需要完成的重大事件，把他們排進(jìn)日程表。每天要做的事件采用三只青蛙理論，前天晚上睡覺(jué)前設(shè)定第二天最重要的三件事，起床后就可以開(kāi)始著手這三件事了(同理可用于每月的“三只青蛙”, 每季度的“三只青蛙”，每年的“三只青蛙”)。每周要做的事采用習(xí)慣21天效應(yīng)，一件事只要堅(jiān)持21天就能習(xí)慣成自然，成為一種習(xí)慣。每月要做的事采用日歷行程表的方法，將每月要做的事排進(jìn)日程表。每年要做的事采用原望清單法，讓自己每年都有收獲和進(jìn)步。

4、執(zhí)行 —— 堅(jiān)決執(zhí)行。

執(zhí)行是Getting Things Done最關(guān)鍵的一步，也是成功與否的關(guān)鍵，要言行一致，制定了計(jì)劃就一定得做到，這能很好地提升你的自我認(rèn)同感。執(zhí)行時(shí)你應(yīng)當(dāng)在不分心的情境下，一次只執(zhí)行一件事，既不要多線(xiàn)工作，也不要讓你的工作突然中斷。采用番茄工作法，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，專(zhuān)注工作，中途不做任何與該任務(wù)無(wú)關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，然后短暫休息5分鐘繼續(xù)番茄時(shí)鐘，每4個(gè)番茄時(shí)段可多休息一會(huì)兒。番茄工作法極大地提高了工作的效率，還會(huì)有意想不到的成就感。

5、回顧 —— 回顧檢查。

目前我采用的是一周回顧一次，采用PDCA循環(huán)法對(duì)長(zhǎng)期目標(biāo)、中期目標(biāo)和短期目標(biāo)進(jìn)行回顧，這樣能使得計(jì)劃更有效地進(jìn)行，更加合乎工作程序的邏輯，對(duì)工作和其它事情進(jìn)行回顧，看看哪里做的不好，需要改進(jìn)，重新做出調(diào)整計(jì)劃。