項目范圍管理實踐經(jīng)驗分享
發(fā)布時間：2023/2/16 9:43:00
在今天的市場經(jīng)濟環(huán)境下，競爭越來越激烈，為了提高競爭能力，滿足市場要求，需要不同企業(yè)或者實體針對不同的需求成立的項目降低成本，明確工作范圍，確立自己的競爭地位，顯得異常關鍵。項目范圍包括項目的最終產(chǎn)品或者服務，以及實現(xiàn)該產(chǎn)品或者服務所需要執(zhí)行的全部工作。明確規(guī)定項目的范疇，即確定了項目的哪些方面是應該做的，哪些是不應該做的。也可以說是產(chǎn)生項目產(chǎn)品所包括的所有工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過程。項目干系人必須在項目要產(chǎn)生什么樣的產(chǎn)品方面達成共識，也要在如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品方面達成一定的共識。
這里有必要對項目范圍的一些操作和實施經(jīng)驗做一些有益的總結。制定一個高效的范圍計劃或者結構，需要以組織文化作為大背景，從領導到基層員工都認同或者培養(yǎng)一種文化氛圍，并且高層管理倡導文化的實施，例如學習型組織為導向的企業(yè)文化等，從而幫助形成合理有效的項目管理計劃，生成有較強競爭力的項目范圍計劃。
首先要進行細致的分析需要完成產(chǎn)品的范圍，這個過程是非常重要的，往往是影響成本的關鍵。在對項目干系人，包括銷售人員、客戶、專家進行充分的溝通后，充分了解客戶的感受，愿望和具體要求。確定和定義產(chǎn)品和項目范圍，以及分解到各個不同階段或者組成部分都要進行確認。
其次要參與到WBS分解的各個項目參與者都知道范圍的具體實施。盡量在一開始消滅對范圍的誤解和模糊，特別是長期在專業(yè)組中的“熟手”，往往有別出心裁的想法和理念，希望將自己的東西加到要生產(chǎn)的產(chǎn)品中。另外是項目中的“生手”，對該做的范圍認知能力弱，需要不斷地加以監(jiān)督和調(diào)整，才能全面完成賦予的各項任務。針對可能會出現(xiàn)的情況，依托組織文化，不斷加強學習，建立優(yōu)秀員工的“看板樣式”，增強責任感。并將優(yōu)秀員工的做法“模版化”，推廣到整個項目組進行“基因”培養(yǎng)。
讓每個項目參與者明白什么是額外的事情，同時負責任地完成范圍確立的任務。明白每個人的工作界面及接口，主動溝通，便于及時匯總工作情況，通過和客戶溝通，引導和進一步確認客戶的要求和愿望，盡量減少糾正和更正帶來的時間、資源的浪費。盡力避免制定不必要的范圍清單，降低客戶要求不高的任務程序，盡可能減少人員和開支。
最后要鞏固這種范圍實施的“模版化”，將項目中出現(xiàn)的對范圍理解問題及時進行檢查，確立溝通習慣和流程，在項目組中及時有效的進行探討和更正，明確學習的作用，進行持續(xù)地改進。對有創(chuàng)新思維的東西，可以通過專題講座的方式，積極加以抒發(fā)，確實有益的可以通報相關職能經(jīng)理或者更大范圍加以研究、重視。
項目經(jīng)理的職業(yè)生涯來自于以往項目運作結果的積累和有益的嘗試，而每一次的成功都是建立在企業(yè)或者實體的文化基礎上。企業(yè)和項目，以及個人是項目影響的，這不僅使項目成員受益，而且作用到企業(yè)或者實體上，通過持續(xù)的改進而“瘦身”，增強了其生存和發(fā)展能力。要讓項目成員理解學習及持續(xù)改進的重要性，每個人的職業(yè)競爭力都會在每一次范圍完成中提升，從而形成優(yōu)秀的項目團隊，獲取企業(yè)或者實體給予的榮譽和獎勵。