項目進(jìn)度管理的三個技巧

進(jìn)度是IT項目管理的重要目標(biāo)。進(jìn)度的加快，依賴于正確的思想和方法。甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖等作為進(jìn)度管理的硬技巧，受到普遍關(guān)注。由于制定進(jìn)度計劃的工具，主要是甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖(包括CPM/PERT，即關(guān)鍵路徑法/計劃評審技術(shù))，所以很多人一想到進(jìn)度管理就是繪制甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，而忽視了影響項目進(jìn)度的其他軟技巧，如項目協(xié)調(diào)、需求調(diào)研的方法、團(tuán)隊磨合時間等。但是，直接影響IT項目進(jìn)度的還有許多軟技巧，其中的三個重要因素是：進(jìn)度要與IT項目范圍、成本、質(zhì)量、采購的協(xié)調(diào);掌握正確的需求調(diào)研方法;縮短團(tuán)隊的組建與磨合時間。

1、樹立綜合協(xié)調(diào)的觀念。從本質(zhì)上講，項目管理是從全局出發(fā)，以項目整體利益最大化為目標(biāo)，以項目范圍、成本、質(zhì)量等各專項管理的協(xié)調(diào)、統(tǒng)一為內(nèi)容，所開展的綜合性管理過程。因此，開展項目管理就要有項目各要素及各專項管理，進(jìn)行綜合協(xié)調(diào)的觀念。首先，IT項目的范圍會影響IT項目的進(jìn)度。一般來講(指假設(shè)其他要素不變，下同)，項目范圍越大，項目所要完成的任務(wù)越多，項目耗時越長;反過來，項目范圍越少，項目所要完成的任務(wù)越少，項目耗時越短。因此，如果項目進(jìn)度很緊，或者進(jìn)度拖延非常嚴(yán)重，就可以考慮與客戶討論，是否能夠?qū)⒎秶�進(jìn)行收縮。如果客戶同意縮小范圍，那么進(jìn)度能得到有效縮短。

同樣的，IT項目的成本、質(zhì)量也會影響進(jìn)度。一般來講，追加成本，可以增加更多的資源，比如設(shè)備和人力，從而使某些工作能夠并行完成或者加班完成。如果項目不能按進(jìn)度完成，可以考慮有些原定任務(wù)是否可以外包出去，這是項目采購管理與進(jìn)度管理的協(xié)調(diào)內(nèi)容之一。顯然，在縮減進(jìn)度時，可以考慮上述各專項管理之間的協(xié)調(diào)，即砍掉部分任務(wù)、降低部分任務(wù)的質(zhì)量、分包部分任務(wù)、追加部分任務(wù)的成本等。

2、掌握正確的需求調(diào)研方法。很多項目組一提到需求調(diào)研，就馬上想到與用戶訪談。在項目一開始，就與用戶面對面訪談，并不是一種好的需求調(diào)研方法。一般來講，項目實施方不一定十分了解用戶的業(yè)務(wù)術(shù)語，這一點在IT項目中尤為普遍。因此，在訪談過程中，用戶講到的一些術(shù)語有可能被忽略。只好開始第二次調(diào)研，回過頭來再詢問前面提到的術(shù)語。有的項目組可能會重復(fù)兩、三遍。在這種情況下，差旅費、顧問費等調(diào)研成本不斷增加，項目的調(diào)研時間相應(yīng)拉長，客戶的信賴感和配合程度也逐漸降低。

正確的方法應(yīng)該首先請用戶提供能反映用戶業(yè)務(wù)的相關(guān)資料和書籍，開始文獻(xiàn)調(diào)研。在閱讀文獻(xiàn)的過程中，就能夠搞清楚對方的一些基本業(yè)務(wù)術(shù)語，并且對用戶的業(yè)務(wù)流程有一個初步認(rèn)識。其次，如果需要，請用戶帶領(lǐng)項目組參觀用戶現(xiàn)場的業(yè)務(wù)流程，從而對某些字面上不容易理解的術(shù)語和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，樹立一種感性認(rèn)識。第三，在此基礎(chǔ)上，根據(jù)文獻(xiàn)調(diào)查和實地考察中發(fā)現(xiàn)的問題，有針對性地列出訪談大綱，與用戶進(jìn)行訪談。這時訪談的效率和訪談的質(zhì)量都會提高，用戶也會因為項目組提到的問題很專業(yè)、有針對性，從而產(chǎn)生較強的信賴感。

有的項目組在訪談完后，就認(rèn)為得到了用戶的真實、完整的需求，從而開始項目設(shè)計。事實上，有些IT項目比較敏感，因為訪談的結(jié)果是要記錄的，用戶為了回避自己的“風(fēng)險”，會按照“官方”的口徑講話，這樣，需求就可能被扭曲。正確的方法應(yīng)該是在訪談后，繼續(xù)進(jìn)行第四項任務(wù)，即發(fā)放無記名需求調(diào)查表。由于是無記名的，一般都能收集到比較真實的需求信息。

最后，由于訪談是單個進(jìn)行或按部門進(jìn)行的，每個具體的用戶或部門對于自己的業(yè)務(wù)非常清楚，而對于與其他崗位、其他部門的業(yè)務(wù)“接口”就不清楚。這時，一定要請用戶單位的高層業(yè)務(wù)主管，做一個全面的業(yè)務(wù)報告，這個報告應(yīng)該是總括性的，既能使項目組看到用戶業(yè)務(wù)的全貌，也能看到各部門、各崗位之間的聯(lián)系或接口。掌握了正確的需求調(diào)研方法的項目組，就能很快得到高質(zhì)量的需求信息，縮短調(diào)研時間，使設(shè)計和實施的時間比較富裕，從而縮短進(jìn)度。

3、縮短團(tuán)隊組建與磨合時間。任何一個項目組從接受任務(wù)到任務(wù)完成、團(tuán)隊解散，一般都會經(jīng)歷五個階段：組建階段，磨合階段，正規(guī)階段，表現(xiàn)階段，解散階段。在五個階段中，解散階段由于項目任務(wù)已經(jīng)完成，對于項目的影響不大。對于一個項目經(jīng)理來講，一定要清楚，真正工作的階段是正規(guī)和表現(xiàn)階段。因而，項目經(jīng)理的重要職責(zé)，就是使項目團(tuán)隊的組建和磨合階段的耗時盡量短，這樣，項目團(tuán)隊的正規(guī)和表現(xiàn)階段的歷時就會越長，在布置任務(wù)和執(zhí)行任務(wù)時，就更加從容。

為使項目團(tuán)隊磨合階段的時間縮短，在這個階段，IT項目經(jīng)理要引導(dǎo)所有成員參與到IT項目計劃的制定、規(guī)章制度的制定和任務(wù)的分配中來，同時要允許成員表達(dá)他們所關(guān)注的問題。這樣，主動參與對成員來講就構(gòu)成一項重要的激勵——參與激勵，團(tuán)隊成員就會更加容易接受團(tuán)隊的規(guī)章制度以及分配到的工作，團(tuán)隊意識就能得到進(jìn)一步強化。

為使項目團(tuán)隊組建階段的時間縮短，項目經(jīng)理一定要向團(tuán)隊說明IT項目的目標(biāo)，并設(shè)想出項目成功的美好前景，以及成功所產(chǎn)生的好處，公布有關(guān)IT項目的工作范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算及進(jìn)度計劃的標(biāo)準(zhǔn)和限制。項目經(jīng)理要公開討論項目團(tuán)隊的組成、選擇團(tuán)隊成員的原因、他們的互補能力和專門知識，以及每個人為協(xié)助完成項目目標(biāo)所充當(dāng)?shù)慕巧�。這樣，公開的信息就構(gòu)成一項重要的激勵——信息激勵，團(tuán)隊意識就會加快形成。